Dans une très petite entreprise, les notes de frais peuvent vite devenir un sujet pénible. On commence avec quelques tickets, puis les déplacements s’enchaînent, les justificatifs s’égarent, et les erreurs s’accumulent. Au final, cela prend du temps, fatigue tout le monde et complique la comptabilité.
Pour éviter que cela devienne ingérable, il existe aujourd’hui des solutions pensées pour simplifier tout ça, même pour une petite équipe de deux ou trois personnes. Certaines applications automatisent la saisie, d’autres s’appuient sur des cartes de paiement intelligentes, et quelques outils regroupent même facturation, comptabilité légère et gestion des frais professionnels.
Voici une liste des logiciels de notes de frais pour TPE que l’on retrouve le plus souvent en tête des comparatifs et des retours utilisateurs.
1. N2F – La valeur sûre pour les TPE
N2F arrive souvent en première position dans les comparatifs spécialisés. Le logiciel est connu pour sa rapidité et sa fiabilité, surtout du côté de l’application mobile.
Pourquoi les petites entreprises l’adorent :
- Le scan des justificatifs est très précis : l’OCR repère le montant, la date, la TVA…
- L’appli fonctionne même hors connexion, pratique lors des déplacements en zones mal couvertes.
- Le calcul des frais kilométriques est automatique et toujours à jour.
- L’export comptable se fait en un clic vers la plupart des logiciels du marché.
- Le suivi des dépenses est clair, sans menus compliqués.
- Possibilité de gérer plusieurs devises pour les voyages à l’étranger.
N2F convient très bien aux TPE qui veulent un outil simple mais puissant, avec un minimum de paramétrage.
2. Jenji – L’automatisation poussée grâce à l’IA
Jenji se distingue par sa technologie. L’application intègre un moteur d’intelligence artificielle qui analyse les justificatifs et classe les dépenses de manière plus “intelligente” que la plupart des outils.
Les atouts qui ressortent souvent dans les avis :
- Un OCR parmi les plus performants du marché, avec très peu d’erreurs.
- La gestion multi-devises se fait automatiquement.
- Un calcul des distances basé sur Google Maps, utile pour les déplacements fréquents.
- Une connectivité très large : ERP, CRM, SIRH, plateformes de paiement…
- La possibilité d’activer un archivage légal certifié, indispensable dans certaines industries.
Jenji est idéal pour les TPE qui veulent automatiser au maximum les tâches répétitives et réduire le risque d’erreurs.
3. Tiime – Une suite simple pour centraliser factures, compta et notes de frais
Tiime accompagne de nombreuses petites entreprises. L’outil ne se limite pas aux notes de frais : il gère aussi la facturation et une partie de la comptabilité.
Pourquoi Tiime est souvent recommandé aux TPE :
- Tout est regroupé dans une seule interface : factures, dépenses, notes de frais.
- L’outil calcule automatiquement les indemnités kilométriques.
- L’application mobile est fluide et facile à utiliser, même pour les débutants.
- Archivage sécurisé pendant dix ans, conforme aux règles françaises.
- Le prix reste raisonnable pour une petite entreprise.
Tiime convient bien aux dirigeants qui veulent simplifier leur quotidien sans jongler entre plusieurs outils.
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4. Mooncard – La gestion des frais via des cartes professionnelles
Mooncard propose une approche différente. Au lieu de déclarer ses dépenses après coup, les collaborateurs utilisent une carte de paiement dédiée. Chaque achat est automatiquement enregistré dans la plateforme.
Ce système apporte plusieurs avantages :
- Les employés n’ont plus à avancer d’argent.
- Les règles de dépenses peuvent être configurées très précisément (plafonds, catégories autorisées…).
- L’OCR analyse rapidement les justificatifs associés aux achats.
- Le coffre-fort numérique permet de stocker tous les documents importants.
- L’outil s’intègre à des solutions comptables comme Sage, SAP ou Cegid.
C’est une solution très intéressante pour les entreprises où les achats professionnels sont fréquents.
5. Pleo – Une gestion moderne et intuitive des dépenses
Pleo fonctionne sur un modèle similaire à Mooncard, mais avec une interface plus moderne et orientée “productivité”.
Ce que les utilisateurs apprécient particulièrement :
- Les cartes de dépenses physiques et virtuelles.
- La possibilité de fixer des budgets par équipe ou par projet.
- L’association automatique des justificatifs grâce à l’application mobile.
- Les rapports de frais générés automatiquement.
- Les nombreuses intégrations (Cegid, Oracle, Zapier, etc.).
Pleo est souvent choisi par les équipes qui veulent un outil dynamique, simple et très visuel.
6. Evoliz – Une plateforme française complète pour les TPE
Evoliz va au-delà des notes de frais. C’est un outil pensé pour gérer l’ensemble du fonctionnement administratif d’une petite entreprise.
Fonctionnalités mises en avant :
- Dépôt des justificatifs par photo avec reconnaissance automatique.
- Suivi comptable intégré.
- Calcul des frais kilométriques basé sur Google Maps.
- Tableaux de bord pour suivre dépenses, recettes et trésorerie.
- Export des données vers l’expert-comptable.
Une solution complète pour les dirigeants qui veulent centraliser gestion commerciale, dépenses et comptabilité légère.
7. ONexpense – Une solution simple et économique
ONexpense vise les très petites structures ou les indépendants qui ont peu de dépenses mais veulent quand même une application fiable.
Ce qui en fait une solution attractive :
- Interface très simple, facile à comprendre en quelques minutes.
- OCR correct pour extraire les informations essentielles.
- Calcul automatique des frais kilométriques.
- Prix parmi les plus bas du marché.
- Disponible sur quasiment tous les systèmes (mobile, web, Windows, Mac, Linux).
- Archivage à valeur probante en option.
Parfait pour les TPE avec un volume de notes de frais limité mais qui veulent rester organisées.
Pourquoi un logiciel de notes de frais devient indispensable en TPE ?
Dans une petite entreprise, le temps est précieux. Un mauvais suivi des dépenses peut vite entraîner :
- des remboursements en retard,
- des erreurs dans la comptabilité,
- des pertes de justificatifs,
- des doublons ou des frais non déclarés,
- un manque de visibilité sur la trésorerie.
Un logiciel bien choisi permet de réduire presque à zéro ces problèmes. Les reçus sont scannés immédiatement, les données sont extraites automatiquement, les calculs se font seuls, et les remboursements sont validés en quelques minutes au lieu de plusieurs jours.
Il faut aussi mentionner l’aspect légal : la plupart de ces outils proposent un archivage conforme aux obligations fiscales, ce qui évite d’accumuler les classeurs et les enveloppes pleines de tickets.
Comment choisir le logiciel adapté à votre TPE ?
Chaque petite entreprise a ses besoins. Pour vous aider, voici les critères qui comptent vraiment :
- Le niveau d’automatisation : plus l’OCR est performant, moins vous passez de temps sur les reçus.
- La simplicité d’utilisation : l’outil doit être compris rapidement par toute l’équipe.
- La mobilité : si vos collaborateurs se déplacent souvent, l’application mobile devient indispensable.
- Les avis utilisateurs : c’est souvent le meilleur indicateur de la qualité réelle.
- Les intégrations : un lien avec votre outil de comptabilité peut faire gagner beaucoup de temps.
- Le budget : certaines solutions sont très complètes, mais parfois trop pour une petite structure.
Tester l’outil pendant quelques jours reste la méthode la plus efficace pour se faire une idée
