La téléphonie VoIP devient de plus en plus incontournable au sein des entreprises, que ce soit les nouvelles start-ups ou les grandes structures. Elle remplace peu à peu les anciens standards téléphoniques qui ne répondent plus aux exigences d’aujourd’hui. Toutefois, ce n’est pas toujours facile pour les entreprises de faire un bon choix de logiciel VoIP. En effet, il existe de nombreux logiciels proposés sur le marché avec diverses caractéristiques. Découvrez dans cet article comment choisir le meilleur logiciel VoIP pour son entreprise.
Pourquoi opter pour la téléphonie VoIP ?
Si la voix sur IP ou IP Centrex est aussi prisée aujourd’hui par les entreprises, c’est en raison des nombreux avantages qu’elle offre aux utilisateurs en matière de communication. En effet, il est difficile de trouver des inconvénients à la téléphonie VoIP tant ses avantages sont nombreux et les fonctionnalités sont puissantes. Sans compter les logiciels de télécommunication fiables et faciles d’utilisation. Contrairement aux anciennes solutions téléphoniques dont entre autres les standards téléphoniques, la VoIP se présente comme une solution plus économique, plus pratique et plus évolutive. Elle possède plus de fonctionnalité et offre aux utilisateurs une meilleure mobilité. Il s’agit d’une technologie aboutie récemment qui favorise la productivité des entreprises grâce aux communications unifiées.
Adopter la VoIP permet de bénéficier d’une rapidité d’installation et de mise en place, car cette solution ne nécessite pas d’utiliser de longs câblages au sein de la structure. Vous profitez d’une grande autonomie pour la gestion de votre standard téléphonique d’entreprise et le fournisseur est en mesure de s’adapter au rythme d’évolution de votre entreprise. Avec quelques clics, les utilisateurs peuvent réaliser des appels téléphoniques dans le monde entier à de faibles coûts, quelle que soit leur position géographique. Ils peuvent alors opérer en télétravail depuis leur ordinateur, mais aussi leur smartphone ou tablette.
Ainsi, la VoIP apporte bien de nombreux avantages aux entreprises dans la communication téléphonique. Elle est mise en place par un fournisseur à travers des logiciels de voix sur IP.
Comment bien choisir son fournisseur VoIP ?
Les logiciels VoIP sont essentiellement proposés par les fournisseurs VoIP. Ces derniers s’occupent de la mise au point d’applications évolutives pouvant répondre aux besoins des clients. Choisir le meilleur logiciel VoIP revient à bien choisir son fournisseur. Toutefois, pour être certain de faire le bon choix de fournisseur VoIP, vous devez prendre le temps de déterminer comment la solution choisie pourra vous aider à atteindre vos objectifs. À partir de cette base, vous pourrez faire un choix adapté à votre entreprise.
Il ne s’agit donc pas de déterminer le meilleur logiciel VoIP, mais surtout la meilleure solution VoIP pour votre structure. À cet effet, vous devez suivre certaines étapes importantes.
Définir les besoins de votre entreprise
C’est la première étape pour choisir la meilleure solution de téléphonie IP pour votre entreprise. Elle consiste à déterminer les différents besoins de votre entreprise. Comment trouver la meilleure solution pour votre structure si vous ne connaissez pas ses réels besoins ? De quelles fonctionnalités avez-vous besoin pour atteindre les objectifs ? Qui utilisera le plus cette solution téléphonique ? Les réponses à ces différentes interrogations vous permettront de focaliser votre besoin sur le bon logiciel et ses fonctionnalités.
Établir un budget
Dans le cadre d’un tel projet pour votre entreprise, il est important de définir un budget prévisionnel. Cette tache devra prendre en compte les différents besoins déterminés et les exigences pour trouver les solutions adaptées. En fonction des sollicitations de votre entreprise, vous aurez donc à prévoir un budget adéquat. C’est une approche très importante qui permet de rester dans la marge et de ne pas se laisser submerger par les dépenses. Il ne faut donc pas la prendre à la légère.
Déterminer les fonctionnalités et les intégrations essentielles
Bien évidemment, le choix d’un logiciel VoIP adapté implique de prendre en compte certaines fonctionnalités incontournables qui viendront répondre à vos besoins. En effet, vous devez vous assurer que le logiciel choisi présente les fonctionnalités nécessaires pour vos sollicitations.
La meilleure solution de téléphonie d’entreprise est celle qui possède les fonctionnalités spécifiques qui vous aideront à atteindre vos objectifs. Vous avez par exemple la permanence téléphonique, la numérotation abrégée, l’appel en un clic, l’enregistrement des conversations, le transfert avec accompagnement, le serveur local interactif, l’automatisation des appels sortants ou l’enregistrement des conversations.
Étudiez les offres de support proposées par le fournisseur
Chaque fournisseur VoIP propose des offres à la clientèle sur le marché. À travers les nombreuses offres sur le marché, il vous incombe de déterminer celle qui vous convient. Pour ce faire, vous devrez étudier les offres de support de chaque fournisseur. En effet, toutes les offres ne sont pas identiques, chaque fournisseur propose des solutions spécifiques avec diverses caractéristiques, mais aussi des avantages et parfois des inconvénients. C’est une tâche très importante qui influe directement sur le choix de la meilleure solution. Il faudra prendre en compte certains paramètres dont entre autres la facilité de mise en place, la facilité d’utilisation, la qualité du support, etc.
En somme, la VoIP est une technologie innovante qui apporte de nombreuses solutions adaptées aux besoins des entreprises en matière de communication téléphonique. Pour choisir le meilleur logiciel de voix sur IP à votre entreprise, il faudra prendre en compte certains éléments non négligeables.
