Nous avons probablement tous déjà fait la désagréable expérience du message : « Désolé, le fichier est trop volumineux » ; « Fichier trop volumineux » au moment d’envoyer une pièce jointe dans un mail.
Malheureusement, nos comptes de messagerie ne disposent pas d’une capacité de stockage aussi importante qu’on pourrait le penser. Gmail, par exemple, ne peut contenir que des fichiers d’une taille maximale de 25 Mo.
Vous pensez bien utiliser votre application de messagerie instantanée pour gérer la situation, mais il est très difficile de se retrouver lors d’une communication multicanal quand on travaille à plusieurs sur un projet. Fort heureusement, de nombreuses solutions ont été développées pour envoyer un fichier lourd en quelques clics seulement.
Découvrez dans cet article, les éléments à prendre en considération pour partager des fichiers lourds avec vos collègues.
1. Le Cloud
Les espaces de stockage en cloud tels que Google Drive, Dropbox ou OneDrive constituent l’une des méthodes les plus simples pour envoyer des fichiers volumineux. Ces différentes solutions font d’ailleurs partie des plus populaires.
En effet, la plupart des fournisseurs de messagerie proposent souvent un service de stockage en cloud gratuit associé. Il s’agit entre autres de Google Drive pour Gmail ou OneDrive pour Outlook.com.
Si vous envoyez une pièce jointe à partir d’un fournisseur comme Gmail, le bouton Google Drive est déjà intégré. Il vous suffit d’appuyer sur ce bouton, de télécharger votre fichier et pour ensuite l’envoyer comme une pièce jointe classique ou partager un lien permettant au récepteur d’y accéder.
Cela dit, l’espace de stockage par défaut est généralement très restreint et l’on ne peut procéder à son extension que via une souscription payante.
2. Un logiciel de compression de fichiers comme 7-Zip
Si vous avez plusieurs fichiers comme une galerie multimédia ou une sélection de dossiers à transférer, vous pouvez envisager d’utiliser un logiciel de compression gratuit comme 7-Zip. Ce dernier peut en effet compresser un dossier entier de fichiers en une seule entité.
Les fichiers Zip prennent généralement en charge la compression des données sans perte et permettent de gagner du temps et de l’espace tout en garantissant leur intégrité. La plupart des systèmes d’exploitation peuvent extraire facilement des fichiers Zip, sans logiciel supplémentaire.
7-Zip est disponible pour Windows, Mac et Linux. Il est même possible de sécuriser l’ensemble des données compressées avec un mot de passe. Cela permet de restreindre l’accès au contenu aux seules personnes qui connaissent ledit mot de passe.
C’est un logiciel particulièrement intéressant pour optimiser l’utilisation de l’espace cloud par défaut d’un compte Gmail, Outlook, etc.
3. Utilisez Filemail.com, un service en ligne gratuit
Il existe de nombreux services en ligne gratuits qui facilitent le téléchargement et l’envoi de fichiers volumineux et les rendent incroyablement rapides. Filemail.com, par exemple, vous permet d’envoyer jusqu’à 5 Go de fichiers avec un compte gratuit.
Il vous suffit de télécharger un fichier ou un dossier sur la plateforme et Filemail.com vous fournit un lien pour partager les fichiers.
De plus, il est possible de télécharger l’application Filemail sur son ordinateur, tablette ou smartphone. Cela vous permet d’utiliser des fonctionnalités telles que le Drag and Drop pour envoyer facilement n’importe quel type de fichier au destinataire de votre choix. Et ce dernier peut bien évidemment y accéder sans forcément avoir besoin d’un compte sur Filemail.com.
Filemail.com garantit entre autres, un transfert de fichier sécurisé avec des solutions de cryptage de type chiffrement de bout en bout ou encore l’authentification à double facteurs.
4. Une clé USB
La capacité d’accès à un moyen de stockage suffisamment important est cruciale lorsqu’on travaille sur un projet qui implique des images et vidéos de grande qualité. Il est certes toujours possible de partager ce type de contenu via internet. Mais vous pouvez à peu près être sûr que votre solution d’envoi d’e-mail ne le permettra pas facilement.
Dans les cas où vous avez la possibilité de collaborer physiquement avec la ou les personnes concernées par le partage, la clé USB peut être une solution intéressante. Sa taille peut varier de 2 Go à 1 To voire plus. Cela vous permettra de transmettre plus facilement vos fichiers entre collègues ou de les sauvegarder pour les protéger davantage.
Mieux encore, si vous utilisez une clé USB, vous pouvez soulager votre ordinateur en augmentant sa capacité de stockage de données. Cela permet également d’accéder instantanément aux fichiers sans subir d’éventuels aléas liés à la vitesse de la connexion internet.
Par ailleurs, une clé USB peut être utilisée en toute sécurité comme sauvegarde, de sorte que si votre ordinateur tombe en panne, vous ne perdez pas l’accès à vos fichiers ou dossiers.
5. Transférer des fichiers à l’aide de SFTP
FTP, ou File Transfer Protocol, est une option permettant de transférer des fichiers en ligne en téléchargeant un fichier sur votre serveur d’hébergement. Cependant, l’inconvénient du FTP est qu’il n’est pas très sûr. C’est à ce niveau que le protocole SFTP intervient.
Le SFTP ou Secure File Transfer Protocol est un protocole qui fonctionne de la même manière que FTP à la seule différence qu’il utilise Secure Shell pour le cryptage.
C’est une option efficace pour limiter l’accès aux personnes qui ne figurent pas sur votre liste de destinataires. Certaines des autres options de cette liste, comme les solutions de transfert de fichiers reposant sur le courrier électronique, sont probablement moins sûres que le SFTP.
