L’essor du travail à distance qui s’est produit ces dernières années modifie considérablement les règles du jeu sur le marché des logiciels collaboratifs. Les outils d’édition de documents en temps réel, comme Google Docs ou Microsoft Office Online, sont devenus incontournables pour les équipes de toute taille.
Qu’est-ce que ONLYOFFICE Docs ?
ONLYOFFICE Docs est une suite bureautique en ligne à code source ouvert qui est distribué gratuitement sous AGPL v3 et propose des éditions commerciales pour les PME et les développeurs de logiciels.
Elle se compose d’éditeurs en ligne pour les documents texte, les feuilles de calcul, les présentations, les formulaires à remplir et les PDFs. Elle est conçue pour créer un environnement collaboratif sur un serveur local ou un nuage privé AWS.
Principales caractéristiques
Ce qui fait d’ONLYOFFICE Docs une alternative décente à Microsoft Office en ligne est sa compatibilité totale avec les fichiers Word, Excel et PowerPoint. La suite bureautique utilise les formats OOXML (DOCX, XLSX et PPTX) par défaut, de sorte que vous pouvez travailler sans problème avec les extensions de fichiers les plus populaires.
De plus, ONLYOFFICE est compatible avec d’autres formats populaires grâce à la conversion en OOXML. Par exemple, la suite bureautique vous permet de travailler avec les formats Microsoft obsolètes (DOC, XLS et PPT), les formats OpenDocument (ODT, ODP et ODS) et d’autres, notamment TXT, RTF, EPUB, FB2 et HTML. La visionneuse intégrée permet d’ouvrir les fichiers PDF et DjVu et même de les convertir en DOCX.
Concernant l’interface, elle est intuitive et très proche des dernières éditions de Microsoft Office. ONLYOFFICE Docs propose quatre thèmes d’interface – Clair, Clair classique et Sombre et Sombre contraste.
Outils d’édition
Documents texte. Vous pouvez créer des documents de toute taille, appliquer facilement différentes polices de caractères et les modifier, créer et personnaliser des styles, insérer différents objets (tableaux, images, graphiques, formes, en-têtes, pieds de page, etc.). Grâce à l’éditeur de texte, la création des manuels et livres électroniques avec mise en forme, tables de matières, références et liens actifs devient facile à faire sans connaissances et expériences spécifiques.
Tableur est un excellent substitut d’Excel pour travailler avec des feuilles de calcul. L’éditeur est équipé d’un large éventail d’outils qui permettent d’analyser des données et d’effectuer des calculs complexes, même à un niveau professionnel. Parmi les fonctionnalités efficaces figurent les tableaux croisés dynamiques, mise en forme conditionnelle,
Outil de présentations permet de créer des diapositives créatives et ajouter du texte, des objets, des tableaux, des motifs d’arrière-plan, etc. Vos présentations peuvent devenir encore plus interactives grâce aux transitions et aux animations personnalisables. L’interface est exactement la même que celle que vous avez dans PowerPoint, il ne vous faudra donc pas beaucoup de temps pour vous adapter à une nouvelle application.
Créateur de formulaires est une fonctionnalité qui distingue ONLYOFFICE des autres des autres suites bureautiques est la possibilité de créer des documents avec des champs à remplir. Il est possible de créer des formulaires à remplir à partir de zéro ou d’un fichier DOCX existant. ONLYOFFICE Docs apporte les champs de texte, les images, les boutons radio, les boîtes combo, les cases à cocher, les listes déroulantes, les e-mails, les numéro de téléphone et champs personnalisables. Chaque champ a ses propres propriétés, ce qui vous permet de créer des formulaires sur mesure pour n’importe quel usage, qu’il s’agisse d’un formulaire de demande ou d’un contrat légal. Les formulaires prêts à l’emploi peuvent être partagés avec d’autres utilisateurs afin qu’ils puissent remplir les champs requis et enregistrer la version finale au format PDF.
Lecteur et convertisseur PDF. Pour afficher des fichiers PDF, XPS et DjVu, ONLYOFFICE Docs propose une visionneuse permettant l’ouverture du côté client. L’interface conviviale contient un panneau des miniatures de la page et barre de navigation sur le gauche. Dans le menu de sauvegarde du fichier PDF il est disponible de choisir DOCX afin de le convertir pour une édition ultérieure. Tous les formats disponibles sont actuellement pris en charge, à l’exception du PDF/A.
En plus de convertir des fichiers PDF, il est possible d’en créer un à partir de zéro. Les éditeurs vous permettent de créer des documents texte, des tableaux, des diapositives et des formulaires et de les enregistrer au format PDF. C’est également un moyen pratique de créer votre propre livre électronique ou cahier d’exercices au format PDF.
Collaboration
ONLYOFFICE Docs est un outil de collaboration en ligne. Lorsque vous éditez un document en temps réel, vous pouvez basculer entre deux modes de co-édition différents. Si vous choisissez le mode Rapide et que quelqu’un travaille sur le document, vous verrez sa présence et toutes les modifications qu’il apporte. Vous pouvez également opter pour le mode Strict pour verrouiller n’importe quel paragraphe et le modifier en privé – toutes les modifications seront visibles après l’enregistrement seulement.
L ‘accès aux document s’ouvre aux différents niveaux. Vous pouvez facilement configurer l’accès à vos documents en choisissant parmi les modes édition, révision, commentaire seulement, visualisation et remplissage de formulaire.
De plus, ONLYOFFICE Docs vous permet de suivre les modifications apportées par d’autres co-auteurs ainsi que de sélectionner et de restaurer toute version antérieure d’un document d’un simple clic. Laisser des commentaires, étiqueter d’autres utilisateurs et communiquer en temps réel via le chat natif, Jitsi ou Rainbow intégrés dans l’éditeur – tout cela rend la collaboration en ligne aussi facile que possible.
Protection
En tant que solution auto-hébergée, ONLYOFFICE Docs vous permet de contrôler vos données car aucune information personnelle n’est stockée sur les serveurs d’ONLYOFFICE.
Les fonctions de sécurité supplémentaires que vous pouvez trouver dans ONLYOFFICE incluent :
- Jeton Web JSON pour protéger les fichiers contre les accès non autorisés ;
- Chiffrement des données en transit via le protocole HTTPS ;
- Collaboration chiffrée en temps réel dans des Salles privées.
De plus, au niveau des documents, il sont protégés par des mots de passe et des signatures numériques. Les utilisateurs propriétaires sont en mesure de restreindre les options de copie, de téléchargement et d’impression. Vous pouvez également empêcher les autres utilisateurs de modifier les paramètres de partage existants.
Quelles sont les option d’utiliser d’ONLYOFFICE ?
ONLYOFFICE Docs est assez flexible et peut être intégré à plus de 30 plateformes de fichiers et de stockage via des connecteurs prêts à l’emploi. Les solutions les plus populaires pour l’intégration sont ONLYOFFICE Workspace, Jalios, GoFast, Pydio, Talkspirit, Jamespot, Nextcloud, ownCloud, Seafile, Alfresco, Confluence, Nuxeo, Moodle, Drupal, WordPress, etc. Vous pouvez même ajouter des fonctionnalités d’édition de documents et de collaboration à votre propre plateforme de partage de fichiers.
ONLYOFFICE Docs supporte également le protocole WOPI, il est donc possible de l’intégrer à tout logiciel compatible WOPI.
Si vous préférez travailler hors ligne, vous pouvez télécharger l’application de bureau gratuite. Elle propose des clients pour Windows, macOS et diverses distributions Linux qui sont construits sur le même moteur que les éditeurs en ligne.
Les applications mobiles ONLYOFFICE pour Android et iOS vous permettent de modifier des documents en déplacement. Disponibles sur les magasins d’applications officiels, elles sont absolument gratuites et ne contiennent aucune publicité ni achat inclus.
