Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est une norme qui encadre l’ensemble des traitements de données sur le territoire européen. Le nouveau règlement européen a été mis en place pour assurer la continuité de la loi informatique et libertés. La règlementation en vigueur permet de protéger les droits et libertés des personnes concernées sur l’utilisation de leurs données personnelles. La tenue d’un registre de traitement est alors obligatoire pour toutes les entreprises, afin de se mettre en conformité au RGPD. Voici tout ce que vous devez savoir sur le registre simplifié rgpd.
Le registre de traitement RGPD : C’est quoi ?
Le registre de traitement de données est un document qui permet à une entreprise de recenser toutes les données à caractère personnel qui ont fait l’objet d’un traitement.
Le document doit obligatoirement représenter chaque traitement de donnée réalisé au sein de l’entreprise. Le registre des traitements comporte des informations sur :
- Les responsables de traitement : sous-traitants, représentants et co-responsable ;
- Les catégories de données collectées et traitées, surtout les données sensibles ;
- Les finalités des traitements de données ;
- La durée de conservation des données traitées ;
- Et la sécurisation de chaque donnée personnelle.
Le registre simplifié rgpd est alors un outil de pilotage qui aide l’entreprise dans ses démarches de mise en conformité à la nouvelle règlementation européenne.
Qui est concerné par la tenue d’un registre de traitement ?
Toutes les entreprises effectuant une collecte et un stockage de données personnelles sont concernées par la tenue d’un registre simplifié rgpd. Pour plus de détails, se renseigner sur le précédent lien.
Il peut s’agir d’une entreprise à part entière, d’un service informatique, d’une agence de communication ou d’une agence marketing, etc.
Le CNIL est le responsable du contrôle du respect de la règlementation. Le non-respect de la règlementation en vigueur et des droits des personnes concernant leurs données personnelles est passible de condamnations pénales.
Le contenu d’un registre de traitement en détails
Le CNIL conseille les entreprises de tenir deux types de registres distincts : un premier registre pour le responsable de traitement et un second registre pour le sous-traitant.
Le registre du responsable de traitement
Le registre du responsable de traitement doit contenir tous les traitements concernant personnelles traitées. Une fiche de registre est à élaborer pour chaque activité avec le nom, les coordonnées exactes de l’organisation.
L’identité du délégué à la protection de données doit être notifiée dans le registre de données. Les données employés, clients ou prospects sont concernées. Cela peut concerner les coordonnées bancaires, les données de connexion, la situation familiale, etc.
Le registre du sous-traitant
Tout comme celui du responsable de traitement, le registre des sous-traitants doit contenir le nom et les coordonnées exactes des clients, des responsables de traitement, du sous-traitant lui-même.
Les types de données traités, les transferts vers l’étranger et la description des normes de sécurité pour les traitements sont à mentionner de manière explicite dans le document.
Le registre de traitement n’est pas la seule étape pour se conformer au règlement. Nombreuses démarches sont à mettre en œuvre par les petites et grandes entreprises avant une conformité totale.
Pourquoi se mettre en conformité ?
Les entreprises s’engagent à prouver la conformité au RGPD pour respecter la loi et éviter les sanctions prévues en cas de violation des règles.
La conformité informatique est également avantageux pour une entreprise vis-à-vis de ses clients. Le respect des droits des personnes est une solution idéale pour prouver sa rigueur et son professionnalisme, permettant de gagner la confiance de la clientèle.
Assurer la conformité au RGPD permet ainsi de gagner en visibilité et en notoriété, pour attirer encore plus de prospects et fidéliser les clients existants.
