Adieu les armoires remplies de dossiers poussiéreux et les recherches interminables ! La Gestion Électronique des Documents (GED) débarque en force dans les entreprises, promettant de simplifier la vie et d’optimiser les processus. Dématérialisation, centralisation, gain de temps et économies… Zoom sur cette nouvelle façon de faire qui remet le papier au placard.
Qu’est-ce que la GED ?
La Gestion Électronique des Documents, ou GED, désigne l’ensemble des procédés utilisés pour numériser, stocker, gérer et archiver des documents de manière électronique. En clair, il s’agit de troquer les armoires remplies de dossiers contre un système numérique qui centralise, optimise et sécurise la gestion documentaire des entreprises.
Les composantes de la GED
- Numérisation : Conversion de documents papier en fichiers numériques.
- Indexation : Attribution de mots-clés pour faciliter la recherche.
- Stockage : Conservation sécurisée des documents numériques.
- Recherche et récupération : Accès rapide et facile aux documents.
- Diffusion et partage : Distribution des documents aux personnes concernées.
- Archivage : Conservation des documents à long terme en conformité avec les normes légales.
Pourquoi la GED est-elle devenue importante ?
Les raisons sont multiples :
Amélioration de l’efficacité
La GED permet de gagner un temps précieux en automatisant la gestion des documents. Fini les recherches interminables dans des classeurs physiques ! Avec la GED, tout est accessible en quelques clics.
Réduction des coûts
Les entreprises peuvent économiser sur les frais de papier, d’impression et d’espace de stockage. De plus, l’automatisation réduit les erreurs humaines et améliore la productivité.
Sécurité et conformité
La GED offre des solutions de stockage sécurisées, protégeant les documents sensibles contre la perte, le vol ou les dommages. Elle aide également les entreprises à se conformer aux régulations en matière de conservation des documents.
Flexibilité et accessibilité
Avec des documents stockés numériquement, les employés peuvent y accéder de n’importe où, facilitant le télétravail et la collaboration à distance.
Environnement
En réduisant la consommation de papier, la GED contribue à une gestion plus écologique et durable des ressources.
Comment mettre en place une GED
Pour mettre en place une GED, il faut suivre quelques étapes :
Étape 1 : Analyse des besoins
Commencez par évaluer vos besoins spécifiques en matière de gestion des documents. Identifiez les types de documents que vous gérez, les volumes de documents, et les processus existants.
Étape 2 : Choix de la solution
Sélectionnez une solution de GED qui répond à vos besoins. Considérez les critères de sécurité, de facilité d’utilisation, de scalabilité et de coût.
Étape 3 : Numérisation des documents
Procédez à la numérisation de vos documents papier. Utilisez des scanners de haute qualité pour assurer une numérisation claire et précise.
Étape 4 : Indexation
Indexez les documents numérisés pour faciliter leur recherche. Attribuez des mots-clés pertinents à chaque document.
Étape 5 : Stockage sécurisé
Implémentez des solutions de stockage sécurisées pour protéger vos documents contre la perte et les accès non autorisés.
Étape 6 : Formation des employés
Formez vos employés à l’utilisation de la nouvelle solution de GED. Assurez-vous qu’ils comprennent comment accéder, gérer et archiver les documents.
Étape 7 : Mise en place et test
Mettez en place la solution de GED et effectuez des tests pour vous assurer que tout fonctionne correctement. Ajustez les paramètres si nécessaire.
Étape 8 : Suivi et maintenance
Assurez un suivi régulier et une maintenance de la solution de GED pour garantir son bon fonctionnement à long terme.
Mettre en place une GED peut sembler complexe. Si vous n’avez pas les compétences en interne, il est recommandé de faire appel à une entreprise spécialisée. Elle saura vous guider et choisir la meilleure solution de gestion électronique des documents adaptée à vos besoins.
Pourquoi Afelya ?
Afelya est une entreprise spécialisée dans l’accompagnement des structures dans leur transition digitale. Forte de son expertise, Afelya propose des solutions adaptées aux besoins spécifiques de chaque organisation.
https://afelya.fr/ s’associe avec Zeendoc, une solution française de gestion électronique des documents et de dématérialisation. Zeendoc permet aux entreprises de passer d’une gestion papier à une gestion numérique de manière simple et efficace.
Les avantages de Zeendoc
Zeendoc est une solution de GED appréciée pour sa simplicité, sa flexibilité et ses nombreuses fonctionnalités avancées. Voici quelques uns de ces avantages :
Export comptable automatisé
Zeendoc facilite l’export comptable des factures fournisseurs grâce à une intégration avec la plupart des logiciels comptables du marché (Cegid, Ciel, EBP, Sage, etc.).
Processus de calidation sur-mesure
Les processus de validation des factures peuvent être personnalisés selon les besoins de l’entreprise. Les circuits de validation dématérialisés et automatisés permettent de gagner du temps et d’éviter les erreurs.
Conformité au RGPD
Zeendoc est conforme au RGPD européen, garantissant la sécurité et la confidentialité des données. Les données sont stockées sur des serveurs en France, cryptées et accessibles uniquement par les personnes autorisées.
Adoption éprouvée
Avec plus de 270 000 utilisateurs et plus de 8 500 entreprises, institutions et associations clientes, Zeendoc a prouvé son efficacité et sa fiabilité.
Bon rapport qualité-prix
Zeendoc est accessible aux TPE, PME et collectivités territoriales, offrant un excellent rapport qualité-prix.
Engagement environnemental
Zeendoc compense son empreinte carbone en plantant un arbre par jour depuis 2020, grâce à son programme Zeenplanet en partenariat avec EcoTree. Cette initiative fait de Zeendoc une solution de GED bas carbone.
La GED, c’est bien plus qu’un simple changement d’outil. C’est une véritable transformation digitale qui permet aux entreprises de se tourner vers l’avenir avec confiance, efficacité et responsabilité.
